#2 - Reuniões Virtuais

Se no nosso dia-a-dia profissional habitual as reuniões se revestem de grande importância, essa importância ainda aumenta mais em contexto remoto! Desta forma, aqui alguns pontos essenciais para relembrar e considerar por todos aqueles que têm equipas a seu cargo e têm que organizar reuniões.

Elisabete Silvestre - Gestora de Projetos de Formação e Consultoria em Desenv. Pessoal e Organiz. e Facilitadora de Workshops certificada • 23 de abril de 2020 


 

1. Não faça as suas reuniões de forma empírica 🧪

Pense nas suas reuniões e crie uma estrutura! Quanto mais estrutura tiver, mais facilmente conseguirá alcançar o objetivo pretendido… e pode ir ajustando no seu decurso, caso haja desvios. Estrutura significa ter um princípio, meio e fim. Significa ter uma agenda (nunca envie uma convocatória sem estabelecer uma ordem de trabalhos, até para que cada um saiba sobre o que é a reunião para se poder preparar e assim contribuir para a produtividade da mesma!). Significa ser claro face a objetivos e expectativas da sua parte, dando informação sobre o que considera prioritário, garantindo que todos entendem o que é pretendido. Isto significa registar o que está a ser falado (seja ele em que suporte for) para que todos estejam “na mesma página” e criar depois uma ata. E por fim, ter estrutura significa fazer o follow-up do que ficou definido, coletiva e individualmente. Parece tudo muito óbvio e simples de fazer. Questione-se: "O que destes pontos já tenho incorporado nas minhas reuniões e o que posso começar a fazer diferente?" Este é o momento ideal para começar a fazer diferente.

 

2. Longe da vista, longe do coração 🙈❤️

Este provérbio ainda se reveste de maior significado quando estamos “obrigados” a estar longe uns dos outros. Se não criar múltiplos momentos de contacto com a sua equipa, maior é o risco de poder haver um sentimento de abandono e indiferença, individual e coletivamente. Mesmo que não seja essa a intenção. Estabeleça logo de início a periodicidade dos contactos com a sua equipa. Por exemplo, reuniões de equipa devem ser diárias (se as tarefas da equipa forem interdependentes) ou pelo menos semanais/ bi semanais (quando as tarefas são maioritariamente independentes). Reuniões individuais devem ser diárias ou no mínimo 3 vezes por semana, dependendo do suporte que cada colaborador necessite e requeira e, naturalmente dependendo da dimensão da sua equipa.

 

3. Algumas palavras em relação à duração destes momentos de interação com a sua equipa 🙌

Mais vale muitas reuniões curtas e focadas, do que poucas reuniões muito longas e difusas. Até porque estar a olhar para um ecrã e com auriculares ou headsets durante horas a fio, acaba por ser bem mais cansativo do que qualquer reunião presencial. Como referência, as reuniões de equipa devem ter no máximo 30 minutos, 5 dos quais reservados para interações que não sejam de trabalho. Mais uma vez, parece um lugar comum, mas em contexto remoto há que ter uma preocupação redobrada em aproximar as pessoas e lhes dar espaço para falarem sobre si. As reuniões individuais podem ser mais curtas. 15 a 20 minutos são o suficiente para, por exemplo dia sim, dia não, trocar impressões, tirar dúvidas ou partilhar linhas de orientação com o seu colaborador.


E como previsivelmente ainda vamos estar neste formato remoto durante mais algum tempo, que momento fantástico para aproveitar e pôr mãos à obra para aprimorar ainda mais a qualidade da interação com a nossa equipa! Bom trabalho! #juntosnadistancia ;)

 

Reunioes-em-ambiente-virtual

 

 

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