Qual é o ponto de vista adequado? E quantos existem? Quando foi a última vez que pôde olhar para uma situação através de uma perspectiva completamente diferente, mas de modo intuitivo, prático e acessível? Ou como pode facilitar uma tomada de consciência de um cliente que está bloqueado numa situação?
Tornou-se frequente precisarmos de tempo para uma reunião e sermos interrompidos pelos filhos, dispersar-nos em mil e uma tarefas profissionais e pessoais porque os dois mundos estão agora unidos fisicamente e chegarmos ao final do dia com aquela sensação de que fizemos pouco mas com um estado de cansaço e desanimo.
Lúcia Sêncio - Formadora e Consultora • 20 de abril de 2020
Nestes tempos diferentes que todos vivemos, certamente que um dos maiores desafios é a capacidade de nos adaptarmos tão rapidamente a novos modelos de trabalho e conciliá-los com as atividades domésticas e/ou parentais.
Tornou-se frequente precisarmos de tempo para uma reunião e sermos interrompidos pelos filhos, dispersar-nos em mil e uma tarefas profissionais e pessoais porque os dois mundos estão agora unidos fisicamente e chegarmos ao final do dia com aquela sensação de que fizemos pouco mas com um estado de cansaço e desanimo.
Pois bem, se se revê na descrição acima trago-lhe uma técnica que poderá ajudá-lo a ser mais produtivo, conseguir focar mais o que realmente é importante e com uma maior noção do tempo que cada tarefa lhe toma. O resultado dias mais produtivos e em paz. Chama-se Técnica Pomodoro.
O termo vem do italiano, e neste contexto define-se da seguinte forma:
conciliar (definição)
Pôr de acordo.
Pôr ou ficar em paz.
Combinar ou combinarem-se elementos aparentemente divergentes, contrários ou incompatíveis
Técnica Pomodoro: como funciona?
1. Pegue numa folha de papel e registe todas as tarefas diárias;
2. Categorize por prioridade;
3. Escolha uma e apenas uma (não importa quanto tempo vai demorar, é importante que sejam tarefas atingíveis e objetivas – por exemplo em vez de Fazer relatório XXX, poderá dividir em várias tarefas, Reunir dados, Pesquisar informação, Redigir relatório – escolha uma e apenas uma destas tarefas);
4. Inicie o Pomodoro de 25 minutos, tenha uma folha onde regista TODAS as interrupções internas e externas (apenas um registo simbólico não precisa revelar qual foi a interrupção). Se escolher interromper o seu Pomodoro com uma das interrupções, então o seu Pomodoro não foi concluído. Nota: Pode ter concluído o Pomodoro e não a tarefa, o que implica um novo Pomodoro ou vários até a concluir. No final saberá que aquela tarefa tem uma duração de x Pomodoros. Se terminou a tarefa antes do Pomodoro ocupe o tempo restante com a tarefa, revendo o que escreveu por exemplo;
5. No final do Pomodoro faça um check que assinale a sua conclusão (√);
6. Faça uma pausa de 5 minutos. Ocupe este tempo com algo agradável, ir à janela apanhar ar, beber um chá, ver as redes sociais, …
7. Volte à lista e procure uma nova tarefa e repita as instruções acima;
8. No final de 4 Pomodoros faça uma pausa maior de 30 minutos.
Então agora é a sua vez, procure um timer de cozinha ou uma ampulheta e comece agora o seu primeiro Pomodoro. Bom Trabalho! #juntosnadistancia ;)
Se no nosso dia-a-dia profissional habitual as reuniões se revestem de grande importância, essa importância ainda aumenta mais em contexto remoto! Desta forma, aqui alguns pontos essenciais para relembrar e considerar por todos aqueles que têm equipas a seu cargo e têm que organizar reuniões.
Elisabete Silvestre - Gestora de Projetos de Formação e Consultoria em Desenv. Pessoal e Organiz. e Facilitadora de Workshops certificada • 23 de abril de 2020
1. Não faça as suas reuniões de forma empírica 🧪
Pense nas suas reuniões e crie uma estrutura! Quanto mais estrutura tiver, mais facilmente conseguirá alcançar o objetivo pretendido… e pode ir ajustando no seu decurso, caso haja desvios. Estrutura significa ter um princípio, meio e fim. Significa ter uma agenda (nunca envie uma convocatória sem estabelecer uma ordem de trabalhos, até para que cada um saiba sobre o que é a reunião para se poder preparar e assim contribuir para a produtividade da mesma!). Significa ser claro face a objetivos e expectativas da sua parte, dando informação sobre o que considera prioritário, garantindo que todos entendem o que é pretendido. Isto significa registar o que está a ser falado (seja ele em que suporte for) para que todos estejam “na mesma página” e criar depois uma ata. E por fim, ter estrutura significa fazer o follow-up do que ficou definido, coletiva e individualmente. Parece tudo muito óbvio e simples de fazer. Questione-se: "O que destes pontos já tenho incorporado nas minhas reuniões e o que posso começar a fazer diferente?" Este é o momento ideal para começar a fazer diferente.
2. Longe da vista, longe do coração 🙈❤️
Este provérbio ainda se reveste de maior significado quando estamos “obrigados” a estar longe uns dos outros. Se não criar múltiplos momentos de contacto com a sua equipa, maior é o risco de poder haver um sentimento de abandono e indiferença, individual e coletivamente. Mesmo que não seja essa a intenção. Estabeleça logo de início a periodicidade dos contactos com a sua equipa. Por exemplo, reuniões de equipa devem ser diárias (se as tarefas da equipa forem interdependentes) ou pelo menos semanais/ bi semanais (quando as tarefas são maioritariamente independentes). Reuniões individuais devem ser diárias ou no mínimo 3 vezes por semana, dependendo do suporte que cada colaborador necessite e requeira e, naturalmente dependendo da dimensão da sua equipa.
3. Algumas palavras em relação à duração destes momentos de interação com a sua equipa 🙌
Mais vale muitas reuniões curtas e focadas, do que poucas reuniões muito longas e difusas. Até porque estar a olhar para um ecrã e com auriculares ou headsets durante horas a fio, acaba por ser bem mais cansativo do que qualquer reunião presencial. Como referência, as reuniões de equipa devem ter no máximo 30 minutos, 5 dos quais reservados para interações que não sejam de trabalho. Mais uma vez, parece um lugar comum, mas em contexto remoto há que ter uma preocupação redobrada em aproximar as pessoas e lhes dar espaço para falarem sobre si. As reuniões individuais podem ser mais curtas. 15 a 20 minutos são o suficiente para, por exemplo dia sim, dia não, trocar impressões, tirar dúvidas ou partilhar linhas de orientação com o seu colaborador.
E como previsivelmente ainda vamos estar neste formato remoto durante mais algum tempo, que momento fantástico para aproveitar e pôr mãos à obra para aprimorar ainda mais a qualidade da interação com a nossa equipa! Bom trabalho! #juntosnadistancia ;)
Aqui uma dica do âmbito jurídico que talvez não seja de conhecimento geral e que diz respeito a algumas especificidades do “Teletrabalho”.
Cláudio Dias de Sousa - Formador na área Jurídica e comportamental • 27 de abril de 2020
Artigo 170.º
Privacidade de trabalhador em regime de teletrabalho
Nº1 – "O empregador deve respeitar a privacidade do trabalhador e os tempos de descanso e de repouso da família deste, bem como proporcionar-lhe boas condições de trabalho, tanto do ponto de vista físico como psíquico."
Nº2 – "Sempre que o teletrabalho seja realizado no domicílio do trabalhador, a visita ao local de trabalho só deve ter por objeto o controlo da atividade laboral, bem como dos instrumentos de trabalho e apenas pode ser efetuada entre as 9 e as 19 horas, com a assistência do trabalhador ou de pessoa por ele designada."
Para mais informações consulte: Código do trabalho (Teletrabalho) - Diário da República Eletrónico
#juntosnadistancia ;)
Certamente todos nós já nos deparámos com informação de vários tipos, quer sejam e-mails, quer sejam notificações, vinda de diversos canais de comunicação diferentes, aos quais estamos mais atentos agora. O tema da Comunicação em contexto de trabalho remoto é um fator crítico de sucesso para as empresas. Uma vez que são determinados aspetos relacionados com a comunicação que correm menos bem e que muitas vezes têm uma grande influência no nosso desempenho e por sua vez, no da nossa equipa. Para que não baixemos a guarda em relação a este tema, aqui vai uma dica:
Cátia Lourenço - Formadora e Consultora área de Formação Comportamental • 29 de abril de 2020
Estabeleça uma estrutura de comunicação com a sua equipa:
As equipas de trabalho remoto são particularmente vulneráveis a problemas de comunicação. Para facilitar os processos de comunicação neste contexto:
1. Comece por definir os canais de comunicação que vão utilizar. Quais os que têm disponíveis e qual a finalidade de cada um dos canais escolhidos. Por exemplo, em que circunstâncias devem utilizar o e-mail? Devemos evitar inundações de e-mails, situação que já não é produtiva em contexto normal, quanto mais em contexto de trabalho remoto!
2. Crie espaços de “conversa”, quer seja para trocar informações rápidas e simples, quer seja para saber como é que cada um está. Pode utilizar aplicações de chat ou ferramentas de trabalho para equipas, como por exemplo o Microsoft Teams que tem esta funcionalidade de chat um-a-um ou em grupo.
3. Utilize os canais de comunicação de voz e de vídeo, como o telefone e a videochamada, para transmitir mensagens complexas, novas ou ambíguas. Como saber quando recorrer a um e a outro? Depende da mensagem que pretende transmitir. Se considerar que é importante "ver" ou se basta "ouvir" a outra pessoa para uma comunicação eficaz.
Conclusão: Sabemos que em termos de comunicação temos ao nosso dispor canais mais ricos e canais mais pobres. Assim, importa ter sempre em atenção que os canais de comunicação mais ricos devem estar ao serviço de mensagens complexas, novas ou ambíguas. Por ordem, consideram-se canais mais ricos os de vídeo, seguidos de voz, chat ou mensagens e por fim o e-mail. Bom Trabalho!
#juntosnadistancia ;)
